第61回

AIを「使える人がいる会社」と「組織で活かせている会社」──その差はどこで生まれるのか

株式会社aubeBiz 酒井晶子

2026年9月29日

仕事において、「AIを活用している」という声を当たり前のように聞くようになりました。
でも、少し話を深めて「どの部門で、何人が使っていますか」「どんな業務に使っていますか」「それは組織の成果につながっていますか」とお聞きすると、明確な答えは出てこないことが少なくありません。
AIを使いこなしている個人がいることと、組織としてAIを活かせていることは、まったく別の話ではないでしょうか。
その差は、ツールの問題でも、スキルの問題でもないと感じています。
aubeBizが自社でAIを活用しながら、また多くの企業様のDX化やAX化のサポートをさせていただく中で感じてきたことを、今回はお伝えしたいと思います。

「使える人がいる」と「組織で活かせている」は、何が違うのか

二つの会社を想像してみてください。

一つは、「使える人がいる会社」です。
特定の社員が個人的にChatGPTやClaudeを使い、自分の業務を劇的に効率化している。
ただ、その人が何をどう使っているかは、周囲にはあまり共有されていません。
もしその人が異動したり会社を離れたりしたら、その活用のノウハウも一瞬で消えてしまいます。

もう一つは、「組織で活かせている会社」です。
「どの業務のどの工程でAIを使うか」「どんなプロンプト（指示文）が効果的か」が、チーム全体で共有されている。
新しく入ったメンバーも、比較的早い段階で同じようにAIを相棒として業務を進められる。
ここではAI活用が「個人の工夫」ではなく、「組織の仕組み」として根づいています。

この差を生んでいるのは、「情報の共有設計」と「使う目的の明確化」という、環境づくりの違いではないかと、私たちは考えています。

「効果的なAIなら使って」が定着しない理由

多くの場合、AI活用が個人止まりになってしまう原因は、導入の仕方そのものにあるのかもしれません。
「便利で、業務効率が上がるなら使ってください」という声かけだけでは、どうしても使う人と使わない人に分かれてしまいます。
使う人自身も「何に使えばいいのか」が曖昧なまま、結局はネット検索の代わりに使う程度で終わってしまうことも少なくありません。
私自身、創業期からフルリモートでの組織づくりや業務の標準化を試行錯誤してきました。
その中で痛感したのは、「何のために使うか」という目的が先にあって、初めてどんな優れたツールも息を吹き返すということです。
目的のないAI活用は、どれほど便利な道具であっても、机の引き出しの奥で眠らせてしまうのと変わらないのかもしれません。

組織にAI活用を定着させる「三つの条件」

では、どうすればAIを組織の力に変えられるのでしょうか。
aubeBizが実際に取り組んできた中で見えてきたのは、三つのステップです。

条件①　使う業務を絞る
最初からすべての業務に広げようとする必要はありません。
「この業務の、このステップだけAIを使う」と限定することから始めます。
議事録の作成、メールの下書き、情報収集の要約など、誰もが毎日のように行う定型業務から入るのが、最も定着しやすいアプローチではないかと感じています。

条件②　使い方を共有する仕組みを作る
「こんなプロンプトが効いた」「この使い方はうまくいかなかった」という気づきや知見を、個人の頭の中だけに留めないことです。
チャットツールや社内ドキュメントなど、一箇所に共有・蓄積できる場を意識的に作ることが、組織のナレッジへと育っていきます。
また、そこからさらに進めて、社内で検証された最も効率的なプロンプトをGeminiの「Gem」やClaudeの「Skills」としてメンバーと共有することで品質のばらつきを防ぎ、再現性ある業務対応ができるようになります。

条件③　経営者・リーダーが自分で使う
「部下に任せる」のではなく、経営者やリーダー自身がまずAIを使って何かをアウトプットしてみる。
それが、組織全体への一番の後押しになるのではないかと考えています。
私自身にも、こんな経験があります。
提案書の構成案や骨子を組み立てる際、AIと徹底的に壁打ちをします。
早朝であれ深夜であれ、時間を問わず付き合ってくれる存在です。
そこで作った叩き台をもとに、ミーティングの場でそのままスライド化することもあります。
こうして生まれた時間によって、「社内外のコミュニケーションを深めること」や「新しい人脈づくり」「自身の成長」「家族との時間」といった、本来一番大切にしたかった仕事と時間に充てられるようになりました。
AIを使うことで「本来やりたかったことができるようになった」という経営者の方は多いのではないでしょうか。

「情報の土台」を整えることが、活用とリスク管理の両方につながる

AIを組織で活かしていくための前提として、「情報の整理」と「リスク管理」は切り離せない話だと感じています。

【活用の前提としての情報整理】
AIは、インプットの質によってアウトプットの精度が大きく変わります。
社内の情報がそれぞれのパソコンに散らばっていたり、口頭でしか共有されていなかったりする状態では、AIに何を読み込ませればいいのかが分かりません。
AI活用を組織に広げていきたい時こそ、まずは社内の情報を整理するところから手をつけることが近道になると考えています。

【経営者が抱く不安とリスク管理】
経営者の方が最初に懸念されるのが「社内の情報をAIに入力して大丈夫なのか」という不安ではないでしょうか。
ここは、正直にお伝えしたいと思います。

無料版のAIツールは、入力した内容がAIの学習データとして使われる可能性があります。
そのため、社内の機密情報や顧客情報、個人情報の入力は避けるべきです。
一方で、Google WorkspaceのGeminiやMicrosoft 365のCopilotをはじめとする法人向け有料ツールは、入力データが学習に使われないことが契約上保証されています。
まずはこの違いを正しく知ることが第一歩だと考えています。

もう一つ気に留めておきたいのが、AIがもっともらしい嘘をつく「ハルシネーション」という現象です。
AIのアウトプットを鵜呑みにせず、「AIは優秀なアシスタントだが、最終判断と責任は人間が担う」という運用ルールを徹底することが重要だと感じています。

情報の整理とルールの整備は、表裏一体の関係にあります。
どの情報をAIに渡してよく、どの情報は渡してはいけないのかを明確にすることが、活用の精度を上げると同時に、リスクを下げる土台にもつながっていくのではないでしょうか。

小さな一歩から

「AIを使える人がいる」という状態から、「組織でAIを活かせている」という状態に進むために、大がかりなシステム投資は必要ないと考えています。
「まずこの業務で試してみよう」という小さな実験をチームで共有すること。
そしてその前に、「社内のどの情報を、どのAIに渡していいのか」というルールを一度チームで話し合ってみること。
その小さな対話自体が、組織のAI活用を一歩前に進めてくれるのではないでしょうか。

あなたの会社で今、AIを使っている人は何人いるでしょうか。
そしてその使い方やルールの共有は、組織のメンバーへ届いているでしょうか。

次回は、AIの次の進化形ともいえる「AIエージェント」
「自分で考えて動くAI」が中小企業の業務にどう関わってくるのか──中小企業が知っておきたい基礎と、安全な活用法についてお伝えする予定です。

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#組織・人材

プロフィール

株式会社aubeBiz（オーブ・ビズ）
代表取締役　酒井晶子（さかいあきこ）

兵庫県出身。繊維メーカー、外資系企業、広告代理店勤務を経て、これまで3000名以上の研修企画、採用・人材育成に携わる。

2011年に全員がフルリモートで働く組織構築に携わり、様々な事情で外勤が難しい人が在宅で起業家をサポートする「在宅秘書サービス」を展開。

2022年株式会社aubeBiz設立。サービス名称をMy Back Office®に改め、秘書業務に限らず、あらゆるバックオフィス業務や各種サポートをワンストップで提供。

著書に、電子書籍「女性を活かす組織作りの教科書」「リモートワークで人も組織も伸びる」「０から始める地方創生テレワーク」等。

【著書】

『地域循環が生まれ、関係人口が育まれるローカル・テレワーク®︎』

「働きたいのに、働けない」という原体験から生まれた本書は、移住・観光に依存しない新しい地域との関わり方を提唱。テレワークを活用して人と仕事をつなぎ直す「ローカル・テレワーク」を、15年以上の実践と下関市でのモデル構築をもとに体系化。自治体・企業・地域リーダーに向けた、再現性ある地域づくりの実務書です。Amazonランキング10部門で1位を獲得。

Webサイト：株式会社aubeBiz

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