第30回

中小企業のDXとテレワーク──小さな一歩からの業務改革〜属人化をほどき、手の届く範囲から未来志向の仕組みづくりへ〜

株式会社aubeBiz 酒井晶子

2026年1月6日

突然ですが、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を聞いて、どんな気分になりますか？

「大事なのはわかるけど、正直、気が重い……」
「横文字ばかりで、何から手をつければいいのか分からない」
「高そうなシステムを売り込まれそうで怖い」
「そもそも現場が忙しすぎて、新しいことを考える余裕がない」

もし、そんなふうに感じているとしたら、それはとても自然な反応だと思います。
「DX」という言葉だけが独り歩きして、なんだかとても大がかりで、難しいもののように感じてしまいますよね。
でも本来なら、DXのスタートはもっと“素朴な一歩”でいいはずです。
例えば、こんなふうに感じることはないでしょうか？
「このままのやり方、そろそろ息苦しいな」
「頑張っているのに、ずっと余裕がないな」
このような「負荷」を解消し、ビジネスを前進させる「エネルギー」へと変換するのがDXの目的です。
そのために、会社を急激に変える必要はありません。
組織が少し楽に呼吸できるようになるための“整理”というスタンスから始めることも有効です。

私たちがこれまで支援してきた中小企業の多くは、「DXを進めよう！」と力んだわけではなく、
「テレワークをきっかけに、結果的にDXが進んでいった」という道を辿っています。
今日は、お金も人もかけすぎず、明日から会社がほんの少し軽くなる。
そんな「中小企業だからこそできるDXの始め方」についてお話しします。

DXが進まない“本当の理由”はテクノロジーではない

なぜ、多くの企業でDXが掛け声倒れになってしまうのでしょうか？
DXが進まない理由を、「ウチにはITに詳しい若手がいないから」と思っていませんか？
私はそうではないと考えています。

DXが進まない本当の原因は、「改善の余白がない組織構造」にあります。
例えるなら、「最新型のお掃除ロボット」を買う前に、やるべきことがあるのと同じです。
想像してみてください。
床に物が散乱したままお掃除ロボットを走らせたら、どうなるでしょうか？
コードに絡まったり、大切なものを吸い込んだりしてしまいますよね。

会社も同じです。
　・口頭指示や紙のやり取りが当たり前（＝見えないルールが床に散乱）
　・業務が個人の記憶や経験に依存している（＝家具が固定されて動かせない）
　・現場が日々の業務に追われ疲弊し、整理する時間がない

この状態で新しいシステムを入れても、混乱が増えるだけ。
だからこそ、DXの第一歩は、「仕組みを入れること」ではなく、「少し片付けること」なのです。

テレワークは会社を整える「魔法のスイッチ」

「片付けが大事なのは分かるけど、それができないから困っている」そんな声も聞こえてきそうです。
そこで私たちがおすすめしているのが、「小さくテレワークを試してみる」こと。
これが意外と、いい仕事をしてくれるのです。

テレワークは、便利な働き方であると同時に、組織のクセや詰まりを浮き彫りにする“鏡”でもあります。

1.離れた場所にいるスタッフに仕事を頼もうとすると、「阿吽（あうん）の呼吸」が通じないから、手順を言葉にする。
2.紙やハンコが使えないから、クラウドで共有する。
3.頑張っている姿が見えないから、成果物で判断する。

こうした変化が、否応なく起こります。
コロナ禍で同様の経験をされた企業も多いと思いますが、「テレワークをしよう」と思うと、自然と業務を整理せざるを得なくなります。
つまり、テレワークは単なる働き方ではなく、散らかった業務を強制的に整理させてくれるスイッチなのです。
私たちが支援してきた企業が「テレワークを始めたら、気づいたらDXが進んでいた」とおっしゃるのは、決して偶然ではありません。

まずはここから！お金をかけない「スモールDX」3ステップ

では、具体的に何から始めればいいのでしょうか。
最初から完璧を目指す必要はありません。まずはこの3つから始めてみませんか？

① 「仕事の棚卸し」メモ（業務の見える化）
まずは、「どんな仕事があるか」「誰が抱えているか」を書き出してみます。
「Aさんが休むと、この業務が止まる」という隠れた属人化ポイントが、意外とすぐ見えてきます。
② 仕事を「小分け」にする
書き出した仕事の中から、「30分で終わる作業」「手順が決まっている作業」を探します。
これがいわゆる「業務の切り出し」です。
小さくすれば、社内外を問わず任せられるようになります。
③ 無料のクラウドを使ってみる
いきなり高いシステムは不要です。
　・書類置き場（ファイル共有）： Google Drive や Dropbox など
　・連絡ツール： Chatwork や LINE WORKS など
大切なのは「ツールを入れること」ではなく、情報がサラサラ流れる状態をつくることです。

BPO活用でDXを前に進めるための“余白”を作る

「業務整理が大切なのは分かった。でも、それをやる時間がない」
これは、多くの経営者が抱える正直な本音だと思います。
そこで私たちが提案しているのが、 BPO（外部人材）をDXのエンジンとして使うという考え方です。

ある地方の製造業では、経理担当の方が経理事務と労務管理を兼務し、限界寸前でした。
そこでまず、「請求書作成」と「勤怠チェック」だけを切り出し、私たちにアウトソーシングしていただきました。
すると、社内の担当者様に「時間の余裕（余白）」が生まれ、長年先送りされていた業務改善に着手できたのです。
さらに、外部である私たちが業務を引き受ける過程で、
・マニュアル化
・クラウド化
・業務の標準化
が自然と進み、DXの土台が整っていきました。
BPOサービスを単なる外注と捉えるのではなく、忙しい現場に代わって業務を整理し、「前に進める状態」をつくる共創パートナーとして活用いただいた事例です。

どこから始めればいい？──今日からできる、最初の“一歩”

最後に、今日からできる「最初の一歩」をご提案します。
ぜひ、騙されたと思って試してみてください。

【今日】自分の仕事を5〜10個、メモに書き出す
【今週】 Googleドライブなどで「共有フォルダ」を作る
【来週】 30分で終わる作業を1つ任せてみる
【来月】 15分の「業務見える化ミーティング」をする

これだけで、組織の風通しは確実に変わります。

おわりに──“完璧より、前進”。DXは小さな習慣づくり

DXとは、決して冷たいデジタル化のことではありません。
属人化をほどき、誰か一人に負荷が偏らないようにすること。
情報がスムーズに流れ、誰もが安心して働ける環境を作ること。
それは、「人」を大切にするための改革でもあります。

完璧を目指さなくていい。少し前に進めばいい。
その小さな一歩が、企業よし、働き手よし、地域よしの「三方よし」につながっていくと信じています。

次回は 「“全国採用”の時代──人材不足を突破する採用戦略」
「地元で求人を出しても、応募が来ない」そんな悩みを抱える中小企業は少なくありません。
次回は、テレワークを前提に、採用の舞台を“通勤圏”から“全国”へ広げる考え方と、そのために必要な業務設計のポイントを、実例とともにお伝えします。