今日から始める自己管理術

第11回

自分にアポを入れよう

 

 皆さん、手帳やカレンダーにお客さま訪問や来客、会議の予定などを書き込んでいますよね。では、自分一人でする仕事の予定は、書き込んでいますか?

 今回は、自分一人でする仕事の予定も、人との約束と同じように手帳やカレンダーに書き込もうというお話です。

 提案書や報告書の作成、各種の調査、来月の計画検討など、一人で机に向かい、30分や1時間、あるいは2時間、3時間といった時間をかけて行う仕事があります。

 例えばこうした仕事を「今日の午後やろう」と決めていたとします。そして午後になる。「まずは先に、あれとこれを終わらせておこう」と考えて、細々とした別の仕事に取り組む。そうしているうちに、「ちょっといい?」と同僚に声を掛けられ、仕事の相談にのる。そして気が付くと、もう夜になっている。仕方がないので、人もまばらになったオフィスで、「やっと仕事ができる…」などとつぶやきながら、午後に予定していた仕事に取り組む-。こんな経験、ありませんか?

 まとまった時間が必要な仕事は「これとこれを片付けてから」などとつい後回しにしがちです。また、自分一人でする仕事は「いつでもできる」と考えて、突発的なものでも、人からの依頼や相談を優先しがちです。そして結局、大切な仕事を深夜や締め切り間際に無理やりやっつけるということになってしまいます。

 そこで、こうした一人仕事の時間を人との約束と同じように日時を決めた「アポ」にして手帳やカレンダーに書き込むようにします。

 そしてこの時間を、人との約束と同じくらい大切にし、安易に変更したりキャンセルしたりしないようにしてください。

 こうすれば、大切な仕事をむやみに先延ばしにして、あとから苦労したり後悔するといった失敗を減らすことができます。

 また自分にアポを入れていると、「ちょっといい?」と声をかけられたときも「2時から4時まで予定があるんだけど、その後でもいい?」などと答えられるようになります。緊急であれば自分の予定を変更すればよいし、そうでなければ、少し待ってもらうことができます。

 さあまずは、今週必ずやらなければならない仕事を1つ、思いだしてみてください。そして、その仕事にどれだけの時間が必要かを見積もって、日時を決めてアポにして、手帳に書き込んでみましょう!

 
 

プロフィール

株式会社ネオレックス
CEO 駒井研司

こまい・けんじ PwCコンサルティング(現IBM)を経てネオレックス副社長。世界79カ国で利用されている自己管理のための無料iPhoneアプリ「MyStats」を発案。

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