【特集】若手社員がぶつかりやすい「4つの壁」~1年間の成長ストーリー

株式会社インソース

投稿日:2021年3月22日

サービス分野: [ 教育・人材 ]

【特集】若手社員がぶつかりやすい「4つの壁」~1年間の成長ストーリー

2年目から3年目の若手社員には、担当する業務の「主体者」となって進めることが
求められます。それまで上司や先輩の指示にただ従うことの多かった若手も、
さらにレベルの高い「壁」に立ち向かっていかなければなりません。

そこで今回は、「いんそうす商事」(仮)の若手社員、太郎さんと花子さんが
ぶつかってきた「4つの壁」を、1年間のストーリー形式でお伝えします。
若手指導に取り組む皆さまの参考になれば幸いです。

いんそうす商事の若手社員、太郎さんと花子さんが、ぶつかった壁は、以下4つです。

<2人がぶつかった4つの壁>
◆時間の壁 ~春
◆業務改善の壁 ~夏
◆主体性の壁 ~秋
◆OJTの壁 ~冬、そして春へ

2人の悩みに対して、先輩が具体的にどんな言葉をかけたら克服につながったのかを、
「先輩の言葉」としてご紹介いたします。実際に指導する際の声かけやアドバイスの
参考にしていただければ幸いです。

なお、本記事の最下部に、本テーマに関連する研修サービスをご紹介しております。
ぜひ、最後までご覧ください。


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◆1.時間の壁 ~春
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太郎:「上司からは残業を減らせと言われるけど、突発的な仕事を頼まれることも多く、
    自分の仕事が終わらない!」

~~~先輩の言葉~~~

新人時代と違い、担当業務は増える一方です。しかし、使える時間そのものは
増やせません。限られた時間を効率的に使えるよう、自分の仕事の進め方を今一度
見直してみましょう。

仕事の進め方を見直すには、PDCAサイクルの活用がおすすめです。ポイントは、
最初から完璧を目指さず、計画にある程度の見通しが立ったら即座に行動に移すこと。
行動をしてみて、初めてわかることもあります。そこから見つけた改善点から自分の
行動を適宜修正し、その質を上げていきましょう。

■PDCAサイクルの例
▼[画像]【目的】業務効率向上/残業削減 【目標】18時退社
https://www.insource.co.jp/common/img/column/PDCA.PNG

PDCAの手順は、1回で終わりというのではなく、サイクルを回し続けることが
重要です。評価・検証した改善案を次の計画に反映させ、行動につなげましょう。



花子:「仕事をどれだけやっても完璧と言える自信がなく、気がつけばいつも期限
    ギリギリになってしまうんです……」

~~~先輩の言葉~~~

仕事において、「質」と「量」は反比例の関係にあります。どちらを求めればよいか
悩ましいですが、一人前の社員にはその両方が求められます。しかし、どちらも追及
するあまり、期限に間に合わないのは本末転倒です。

質と量のバランスを取るためのポイントは、「凝り過ぎない」こと。満点を取ろうと
思わず、 70点ぐらいで一旦上司に報告し、指示を仰ぐことも大切です。 もしくは、
8割終わった時点で、いったん仕事を「寝かせて」みるのもよいでしょう。

時間をおくことによって冷静になり、「質」への凝り過ぎを避けられます。1日
寝かせると、新たなアイデアが浮かぶこともありますよ!



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◆2.業務改善の壁 ~夏
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太郎:「チームの業務改善リーダーを命じられたけど、これといった問題点が
    見つかりません!単に人を増やせばいいんじゃないですか?」

花子:「今のやり方は、確かにやりにくいところもあるけれど、昔からこうだし、
    慣れればいいだけのことだと思うんです……」

~~~先輩の言葉~~~

業務改善には、
・より効率のよい職場づくり
・個人としての働きやすさの向上を達成する
という2つの目的があります。ぜひ若手のうちから、業務における問題点の改善に
積極的に取り組み、解決を目指す意識を身につけましょう。

■問題を洗い出すための3つの観点

(1)日常で感じる「素朴な疑問」
日々の業務に関して、常に「素朴な疑問」を抱き、これを解き明かそうとする意思が
重要です。その「素朴な疑問」を常に書き留め、原因や解決策を考える習慣を身に
つけましょう。

【素朴な疑問の例】
・会議資料のコピーは慣例で用意しているけど、本当に必要?
・別の部署で作成したデータを、もらった部署が再度チェックする必要はある?

(2)ムリ・ムラ・ムダを考える
仕事がやりにくいと思う時、そこにはムリやムダが必ずあります。ムリやムダがあると
ミスも起こりやすくなります。自分の今までの経験を振り返って考えましょう。

【ムリ・ムダ・ムラの例】
ムリ:効率が下がるほどの辛い環境(暑い、寒い、遠い etc.)
ムダ:ファイル名が統一されておらず、必要書類を探すのにムダな時間がかかる
ムラ:メンバーの商品知識に差があり、顧客からの質問に対する返答がバラバラ

(3)相手の立場で考える
仕事には、組織内のメンバー、取引先、お客さまなど、必ず「相手」が存在します。
すべての関係者に迷惑や不便をかけていないか、相手の立場になって考えると、
新たな問題点に 気づくことができます。

また、問題を洗い出したら、それを数値化して「見える化」してみましょう。
客観的な数値を把握することで、思ってもみなかった現状に気づくかもしれません。

【数値化できる例】
クレームの数、手戻りの数、残業時間、作業にかかわる人員の数


職場の問題解決を求められるのは、職場の運営に直接参加してほしいという
上司の期待の表れです。業務に慣れると、つい「こんなもんだろう」と思いがちですが、若手のうちに 感じた「疑問の芽」を大事に育て、やがて大きな組織改革を実現できる
人材になることを期待していますよ!



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◆3.主体性の壁 ~秋
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太郎:「大きなミスはしなくなったし、言われたことはすぐにやっている。
    なのに上司や先輩から"まだまだ"と言われるのはなんでだろう」

~~~先輩の言葉~~~

新人の頃は、指示されたことをできるだけ正確・迅速に実行し、また指示をもらう
ことが基本でした。しかし、2年目から3年目になると上司や先輩に指示されなければ
動けない、または仕事の詳細を指示されないとできない、という「指示待ち人間」
のままではいけません。

また、指示されて仕事を行う場合でも、言われた通りに行うだけの「受動的」な行動と、
仕事の目的を考え、それを意識しながら行う「能動的(=主体的)」な行動では、
仕事の結果にも、また将来の自身の成長にも、大きく差がつきます。

■主体性を持ち、能動的に働くためにやるべきこと

(1)自分のできることを探す
上司からの指示に対し、まずは自分のできることを考え、提案する習慣を身につけま
しょう。また、提案したことは言いっぱなしにせず、最後までやり遂げる責任感と
実行力が必要です。

【提案の例】
上司:「会議の書類を20部コピーしてもらえる?」
部下:「予備はいりますか?」「ホッチキス留めした方がいいですか?」
   「関係者にはデータを事前に送っておきましょうか?」

(2)会社における自分の仕事の目的を考える
会社はお客さまに商品・サービスを提供し、その対価を得ることで売上を上げます。
売上を上げるプロセスの中で、様々な仕事が発生します。

【例】
・(お客さまに販売するために)営業活動を行う
・(販売促進のために)広告宣伝を行う
・(社員に給与を払うために)給与計算を行う
・(仕入先に代金を支払うために)経理処理を行う

皆さんにとっては、「~を行う」の部分を手抜かりなく行うことが「仕事」であり、
「目的そのもの」かもしれません。しかし、会社全体の視点で考えたとき、仕事の
目的となるのは、その前提となる「~のために」の部分です。

皆さんが目的と考えている業務は、会社にとっては、適正に利益を出し、会社運営を
円滑に行うための「手段」なのです。

自分の仕事は何のためにあるのか、その目的をきちんと理解することで、単に業務を
こなすだけでない「主体的な社員」へとレベルアップできますよ!


花子:「次のプロジェクトリーダーを任されたけど、できればまだ先輩にやってほしいです」

~~~先輩の言葉~~~

「補助的な役割」だった新人時代と違い、皆さんはすでに組織の成果を上げるための
「主体者」になっていることを強く意識するべきです。そのうえで、その役割を受け
入れ、「主体者」としての行動をとることが求められています。

役割を積極的に受け入れるには、その役割を自分が果たせるという自信が必要です。
「経験」を通じて小さな「成功体験」を重ねることが自信につながりますよ。

【例】
・大勢のお客さまの前でプレゼンテーションをすることができた
・メーカーから生産中止とされた素材について、代わりの品を探して手配できた

困難な状況で失敗することもありますが、成功すれば大きく成長できます。
まずは、困難な状況を乗り越える勇気を持つことです。新たな役割を成長するための
「試練」や「チャンス」と考え、積極的に挑戦していきましょう!



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◆4.OJTの壁 ~冬、そして春
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太郎:「今度の新人のOJT担当になったけど、自分の時はどんな風に教わって
    いたのか覚えてないです!」

~~~先輩の言葉~~~

皆さんが新人だった時、どんな気持ちだったか思い出してみましょう。
「初めての仕事」や「人間関係」にうまく適応できるか不安を抱いていたのでは
ないでしょうか。まずは自分の経験を振り返り、「たぶん新人はこんな時不安になる
だろうな」と 思うことについて整理してみましょう。

当時役に立った先輩のアドバイスや、自分なりの気づきを思い出し、それを新人に
伝えてあげるのが、一番身近な先輩である皆さんにできることです。さらにOJT
担当者としては、以下の2点を意識しておいてください。

■「OJT担当者」として求められること

(1)組織としての方向性を理解する
OJTを通じて新人・後輩に伝える「仕事の考え方」は、組織の方針と合致して
いなければ なりません。まずは部署としての育成方針を上司と確認したうえで、
新人の育成に携わることが大切です。

(2)覚悟と責任を持つ
「新人の間違いは全て自分の責任」という覚悟を持って指導に取り組むことで、
新人から の信頼が生まれます。ひいてはそれがOJT担当者のリーダーシップや自信の
源泉となります。信頼関係ができると、新人たちの仕事に対する積極性やモチベーション
の向上にもつながります。


花子:「私の時は先輩から対面で直接教えてもらえたけど、今年はリモートでOJT
    しなくてはならない。どうやってやればいいのかな……

~~~先輩の言葉~~~

これまでのOJTで実践されていたことから、リモートで意識的にやらなければ
ならないことを考えてみましょう。

■リモートによるOJTで気をつけること

(1)OJT計画
OJT計画を立てる際には、リモートで指導可能な業務かどうかよく検討しましょう。
例えば、オフィス以外の拠点や現地へ赴かないとできないことは、その機会をつくる
しかありません。しかし、オフィスにいないと指導できないと思いがちな業務でも、
簡単にあきらめてはいけません。 例えば、オンライン通話をつないだ状態で電話応対
の練習はできるかも、といった風に、リモートでも実践できる工夫をしてみましょう。

(2)指示の出し方
これまでのように口頭ではなく、メールやチャットで指示をする機会が増えます。
端的で 分かりやすく、伝わりやすい文章を書くことを心掛けましょう。

(3)コミュニケーション
リモートでどのように関係性を築けばよいのか、新人は大いに不安を感じています。
OJT担当者の方から意識的にオンラインで声をかけてあげましょう。ちょっとした
雑談でも、まずは話しかけやすい雰囲気をつくることが重要です。



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最後に ~若手のモチベーションをさらに引き出すためには
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これで太郎さんと花子さんの1年間の成長ストーリーは終わりです。
新人のころより頼もしくなった2人に対して、周りの上司や先輩は目を細めて
喜んでいます。

しかし、「わざわざ言わなくても信頼していることはわかるだろう」、
「いちいち感謝を伝える必要はないだろう」と思っては良くありません。

若手のモチベーションをさらに引き出し、パフォーマンスを上げるためには、
「きちんと部下をほめる」、「丁寧なフィードバックを行う」といった当たり前の
行動を実直に実践することが重要です。

言語化したフィードバックは、若手の「承認欲求」を満たし、さらなる成長や
帰属意識につながっていきます。上司や先輩の方々に、いま一度意識していただくと
よいかもしれません。

ぜひ貴社の太郎さん花子さんへの指導の際は「先輩からの言葉」をお役立ていただ
けますと幸いです。自身に求められる役割を受け入れ、主体性を持った若手社員と
ステップアップできるよう弊社でもサポートいたしますので、何かお困りの際は
ぜひご相談ください。

【ご参考】
新人がぶつかりやすい「4つの壁」~新入社員の6か月間の成長ストーリー
https://www.insource.co.jp/contents/column_four-walls.html


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◆関連リンク
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【ラインナップ】若手社員研修
https://www.insource.co.jp/wakate/index.html
【公開講座】壁を乗り越える研修~考え方を切り替え、ワンランク上の仕事を目指す
https://www.insource.co.jp/bup/over_the_wall.html
【公開講座】タイムマネジメント研修~仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ
https://www.insource.co.jp/bup/bup_sonota8.html
【公開講座】業務改善研修
https://www.insource.co.jp/bup/bup_gyoumukaizen.html
【公開講座】若手社員研修~主体性の発揮
https://www.insource.co.jp/bup/bup_follow.html
【公開講座】OJT指導者研修~新人・後輩指導の基本スキル習得編
https://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku2.html

元記事:株式会社インソース
    若手社員がぶつかりやすい「4つの壁」
    ~1年間の成長ストーリー
https://www.insource.co.jp/contents/column_wakate_fourwalls.html

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