【特集】オンラインでも「伝わる」プレゼンテーションに必要な3つのポイント

株式会社インソース

投稿日:2021年3月12日

サービス分野: [ 教育・人材 ]

【特集】オンラインでも「伝わる」プレゼンテーションに必要な3つのポイント

お客さまへの提案や企画会議、上司への改善案の説明や社内外関係者への通知など、
ビジネスの現場はプレゼンテーション(以下プレゼン)の機会で溢れています。

昨今では、オンライン会議やオンライン商談などが広まり、非対面でプレゼンを
行う機会が増えています。わかりやすく情報を伝え、主張し、相手を動かすことが
できるか否か、非対面の環境ではよりプレゼンの難易度が上がっています。

本日は、「上手に話すこと」=アナウンサーや司会者をイメージされる方、
緊張しがちな方、話すことに苦労した経験がある方にこそおすすめの
”プレゼン強化ポイント”をご紹介いたします。

なお、本記事の最下部に、本テーマに関連する研修サービスをご紹介しております。
ぜひ、最後までご覧ください。


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◆1.プレゼンに必要な「伝える」ための3つの要素
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そもそも「良いプレゼン」とはなんでしょうか。
パワーポイントで見た目が良い資料を作れる人でしょうか?
物怖じせずに堂々と話すことができる人?

いわゆる「プレゼン上手な人」のイメージが先立ち、プレゼンに苦手意識を
持つ方も多いのではないでしょうか。

しかしプレゼンの本質は、相手に「伝わる」ことです。
それには3つの基本要素があります。

■「伝える」ための3つの要素
プレゼンテーションの基本は、以下の3つの要素を身につけることです。

(1)伝えるべき内容を整理する
伝える内容を明確にし、時間の制限内で効果的に伝えるために話す中身を整理する。
構造化し、論理的な話の展開ができるよう構成を理解しておく

(2)伝える技術を身につける
分かりやすく伝える話法(スピード・間・姿勢・態度・表情)を身につける。
相手の理解度に配慮し、場を読みプレゼンを進める

(3)伝える手段を選択する
どこで伝えるのか(場の設定)、誰に伝えるのか(相手・人数)、何を伝えるのか
(目的)を意識し、その状況に合った効果的なわかりやすい資料を準備する

以上の基本要素において共通して重要なことは、「相手目線」です。
相手がどんな状態であるかに配慮し、そのうえで、プレゼンの企画・準備・練習を
磨き上げていくことが不可欠です。


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◆2.オンラインプレゼンは何故難しい?
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昨今、オンラインでプレゼンをする機会が増え、ますます苦手意識が高まっている方も
多いのではないでしょうか。

<オンライン上での難しさ>
・まだ打ち解けていない相手との関係を構築しづらい
・話し手のボディランゲージや熱量がオンラインでは伝わりにくい
・画面上では相手の様子を読み取りにくく、納得度がわからない
・画面に集中することが難しく、相手が疲れてしまう。途中から興味が無くなる

加えて、ただでさえ緊張しているプレゼンの場面で、機器の不備や通信状況の
トラブルが起きるとパニック状態になってしまいます。
一方、オンラインでのプレゼンにはメリットも多数あります。

<オンラインプレゼンのメリット>
・画面共有機能を使って、効果的なプレゼンやデモができる
・移動時間、交通費、資料印刷などのコスト削減ができる
・先輩や同僚の作成した良い資料やシナリオを参考にできる
・効率的に時間を設定すると、1日あたりの商談数を増やすことができる

その他、アクセスの気軽さなどのメリットもあり、オンラインでのプレゼンは増えて
いくものと考えられます。そこで、オンラインでも効果的なポイントをお伝えします。


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◆3.オンラインでも相手に伝わるために不可欠なコト
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プレゼンの基本3要素である「伝える内容・技術・手段」に不可欠な「相手目線」
により重点を置くことがオンラインプレゼンには重要です。
事前準備からプレゼン後まで一連の流れに沿って、具体的にご説明します。

■Step1 事前準備編
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(1)相手が求めている情報をよく調べる
まずプレゼンの前に相手との関係構築が大切です。相手の知りたい情報を調べ、
キーパーソンが何に興味を持っているかに合わせてプレゼンのシナリオを作ります。

 例)・相手が何を気にしているのか→値段?人の確保?時期?
   ・相手がどんなメリットを望んでいるのか→経費削減?利益拡大?

(2)伝えたいキーメッセージを明確にする
一番伝えたいメッセージを明確にしておくと、話が拡散した時でも内容のブレが
起こりにくくなります。

 例)「相手の認知度を高めたい」、「商品購入決定につなげる」
   「幅広い層への商品情報の提供だが、最新情報には必ず注目してもらう」

(3)シナリオ作り
・相手が理解できるように話す
カタカナや専門用語を多用することがないよう、相手の理解度に合わせた言葉を
使うようにします。

・相手がゴールに導かれるよう構成を考える
相手は「なぜこの説明を受けなければいけないのか」「話を理解したい」と
思っています。これを解消するために、構造的に情報を整理し、納得しやすい
説明が求められます。

・伝える要素を洗い出す
伝える要素を洗い出し、それらの関係性を明確にします。伝える要素を洗い出して
おくと、時間の長短に応じて話す内容を調整することができます。

・相手になじみのある型でプレゼンを展開する
 例1)SDS法(Summary Detail Summary)
    要約→詳細→要約の順に話を展開する。比較的短時間のプレゼンに向いている。
    テレビ通販などの商品紹介でよく使われる手法
 例2)PREP法(Point Reason Example Point)
    結論→理由→具体例→最終結論の順に話を展開する。「理由」と「事例」を
    用いて説得する時に向いている

・相手の反応などを予測して、想定問答を事前に準備する

(4)資料作り
・資料は短くワンペーパーでまとめる
わかりやすい言葉で40文字程度のセンテンスで伝わる資料づくりを行います。
アピールポイントを明確にし、集中力が続きにくいオンラインにも対応できるよう、
ワンペーパーにまとめられるくらいに準備をしておきます。

・関連資料を用意する
オンラインでは、相手が興味を持ったものについて、手持ちのPCやWEBに情報が
あればすぐに共有することが可能です。使えそうな資料やWEBページは事前に用意し、
臨機応変に共有できるようにしておきます。

(5)ひたすら練習
当日までの練習が余裕を生みます。できれば相手を立てて練習しましょう。

・必ず制限時間を設け、本番と同じ時間内に話し終わるようにする
・要点や結論を1分間で話す訓練をしておく
・自分が話す様子を録音やビデオ撮影し、弱点を客観視し改善につなげる

(6)オンラインならではの事前案内を用意する
オンラインのデメリットの一つとして、ネットワーク不調などのシステムトラブルが
起こる懸念があります。そのような事態にならないために事前に操作確認を徹底する
ことが必要です。

・マイクや通信状況の操作確認をしておく
・万が一に備えて、機器に頼らずプレゼンできるよう心構えをしておく
・事前に資料を送付しておく
・トラブルが発生した場合は、どのように対処するのか(音声のみで参加する、
 トラブルが解決しない場合は別日程を設定する、等)というルールを、予め共有しておく

■Step2 プレゼン当日編
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オンラインでは、相手が熱心に聞いているのか、飽きているのかを判断しにくい
ものです。相手の関心事を起点に話を進め、適切な質問をはさむなど、絶えず相手を
巻き込むことが必要です。相手が納得しやすいスピ-ドを確認しながら進めます。

(1)当日は早めにPCの動作確認を行う

(2)身だしなみや姿勢に気をつける
オンラインでは特に身だしなみは気をつけましょう。画面上では、相手が見る視点が
限られるため、プレゼンテーターには一層の清潔感が求められます。相手が安心を
感じて、初めて「聞く姿勢」を持ってもらえます。表情・目線・話し方など、
「きちんと準備してくれているな」という心理を抱かせるようにしましょう。

<プレゼンテーターが画面上で気をつける点>
・カメラに不適切なものが映らないようにする
・「上手く話す」のではなく「口をしっかりと開ける」が大切

(3)「つかみ」を効果的に使う
・固くなりがちなオンライン商談の雰囲気を他愛のない雑談で壊す
 例)「最近寒くなってきましたね」
   「今年は○○が売れているそうですね」など

・自分の「人間性」「共通項」を見せる
 例)「説明に入る前に、私のことを少しだけお話させてください......」
   「御社のある〇〇町とは何かと縁がありまして......」など

(4)「シナリオ」に沿って話をする~成り行き任せにしない
プレゼンの本題に入ったら、まずプレゼンの目的を相手に再度伝えます。
これにより、意思の疎通が難しいと思われがちなオンラインでも、共通のゴールを
作ることができます。

(5)お客さまの心情に寄り添い、適切な質問で巻き込んでいく
表情が読み取りにくいからこそ、説明のスピードや理解度をこまめに確認することが
求められます。

 例)「ここまででスピードはいかがでしょうか?」
   「ここまでで、特に不安を持たれている点はありますか?」 など

■Step3 クロージング
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(1)プレゼンテーター側の意図する方向に相手を動かすこと
結果が出せるプレゼンとは、「プレゼンテーター側の意図する方向に相手を動かす」
ことです。心情に寄り添ってはいても、こちらの発信や提案を引き取りにいかな
ければ成功したプレゼンとは言えません。プレゼンの目的を自ら確認し、成果を
引き取りにいきましょう。

・何のために、次に何をしてほしいのかを具体的かつ意識的に伝えることで、
 相手の行動を促します

 例1)「今回のご提案の重要性をぜひ〇〇さまにお伝えください」
     相手の気持ち(伝えればいいのか……)
 例2)「〇日までにお返事をいただけますか」
     相手の気持ち(〇日までに検討すればいいのか……)

「〇日に確認にまいります」というように、結果の確認日時を伝えることは、
相手に確実にかつ早めに動いてもらい、時間のロスを生まないために有効です。

(2)プレゼン後のフォロー
プレゼンが終わったらお礼とともに当日使用した情報のリンク先などを共有すると
喜ばれます。

(例)「本日はありがとうございました。
    オンラインでプレゼンテーションを聞くことはお疲れのことと存じます。
    この後、共有させていただいた情報のリンク先などを送付させていただきます」


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◆4.まとめ
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プレゼンに正解はありません。目的は、相手に話が「伝わる」ことで、相手を導き
行動を促すことです。どんなに緊張していても相手に伝わればいいのです。

最後にプレゼンの基本要素3点を振り返ります。

(1)伝えるべき内容を整理する
(2)伝える技術を身につける
(3)伝える手段を選択する

また、オンラインで曖昧になりがちな点を強化するポイントは以下の3つです。

(1)相手目線であること
(2)相手が安心して任せられること
(3)プレゼンテーター側の意図する方向に相手を動かすこと

「伝えたいこと」が「伝わらない」理由に、相手の立場で考えられず自分の思いを
一方的に伝えようとしている場合が考えられます。過剰な説明や行き届かないプレゼン
をしてしまう最大の理由は洞察力の欠如です。

どんなに話し方が上手くても、相手を不安にさせたり、配慮に欠けたプレゼンでは
伝わるものも伝わりません。

相手の時間をいただいたことに感謝し、意義があるプレゼンをするために、
準備や練習を怠らず、相手に満足を与えられる場を作り上げることが、意図する方向に
相手を導くといえるでしょう。


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◆関連リンク
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【ラインナップ】プレゼンテーション研修
https://www.insource.co.jp/kenshu/presen_top.html
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【コラム】「主張」に必要な3つのポイントとは?~プレゼンテクニックの本質を考える
https://www.insource.co.jp/hatara-column/article-no37517.html

元記事:株式会社インソース
    今こそスキル向上!オンラインでも「伝わる」
    プレゼンテーションに必要な3つのポイント
https://www.insource.co.jp/contents/column_online_presentation.html

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