■引き継ぎを受ける人の7割は不満アリ?―ベストチーム調査

サイボウズ株式会社

投稿日:2013年3月19日

サービス分野: [ エンターテイメント ]

報道関係者各位

2013年3月19日
ベストチーム・オブ・ザ・イヤー実行委員会
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24~35歳のビジネスパーソン300人に聞く「仕事の引き継ぎの実態調査」

引き継ぎを受けた人の7割は「不満」
文書での引き継ぎにも問題点が

~引き継ぎには「適切な業務配分」と「わかりやすい業務文書」が必須~

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<プレスリリースURL>
http://team-work.jp/teamwork/news/20130319.html

その年の「ベストチーム」を表彰し、チームワークの向上と促進を提案
するベストチーム・オブ・ザ・イヤー実行委員会(委員長:おちまさと、
以下:実行委員会)は、企業内のチームワークに関する調査の第二弾として、
部署異動に関する仕事の引き継ぎの実態調査を行いました。

[調査概要]
◆調査対象:全国の24~35歳の会社員で「過去2年以内に部署異動による
引き継ぎを受けた人」300名(各業界75名ずつ)
◆調査期間:2013年2月27日(水)~28日(木)
◆調査方法:インターネット調査


結 果 1 引き継ぎを受けた人の7割は、引き継ぎに「問題があった」と回答
結 果 2 業務の文書化が一番進んでいるのは情報・通信業界。サービス業は
     不満多し
結 果 3 文書での引き継ぎの問題点は「書いてあることがわからない」こと
結 果 4 引き継ぎ期間の「長さ」=引き継ぎの「成功」に繋がるわけでは
ない

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引き継ぎ期間は「1週間以内」が約6割
引き継ぎを受けた人の7割は、引き継ぎに「問題があった」と回答
問題点のトップは「時間が足りない」
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引き継ぎをした期間について聞いたところ、56.7%の人が「1週間以内」と
答えました。引き継ぎ期間が「3日以内」と答えた人も約3割いました。
業界別に見ると金融業界では、80.8%が「1週間以内」の引き継ぎであり、
他の業界よりも短い期間で引き継ぎをしています【図1】。

【図1】引き継ぎの期間
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_02.jpg

また、引き継ぎを受けるにあたり問題点があったかどうかという質問では、
71.2%の人が「あった」と回答しました【図2】。問題の内訳は、「十分な
時間がなかった」(59.9%)が一番多く、次いで「これまでの業務もあり、
引き継ぎの余力がなかった」(37.4%)、「仕事の全体像や過去の履歴がわか

ないまま引き継がれた」(35.6%)、「引き継ぎ資料はあったが説明があまり
なかった」(35.1%)と続きました【図3】。

【図2】引き継ぎの問題点の有無
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_03.jpg

【図3】引き継ぎの問題点
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_03.jpg

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引き継ぎのルールも業務マニュアルもない会社が、ほぼ半数
情報・通信業界は文書化、文書のデジタル化が進んでいる傾向
メーカーやサービス業は、紙や口頭に頼る構図が浮き彫りに
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引き継ぎの手順や引き継ぐ業務のマニュアルの有無を聞いたところ、「両方と
もない」とした回答が、45.8%ありました【図4】。引き継ぎに関して会社と
してのルールや、業務マニュアルの文書化があまり整備されていないことがう
かがえます。

【図4】引き継ぎのルール(手順)や、各業務のマニュアルの有無
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_04.jpg

引き継ぎにあたり使ったツールを聞いた質問では、「紙文書」(64.7%)、
「Excel」(59.3%)「口頭」(59.3%)の順となり、現在でも「紙文書」が
重用されている実態が浮き彫りになりました。紙以外に、引き継ぎデータとし
て使ったツールでは「Excel」が多用されています。
業種別にみると、情報・通信業界では紙文書のほか、各種ツールを使った
データでの引き継ぎが他業界と比べて多く、業務の文書化がもっとも進んでい
る業界のようです。一方、メーカーでは、「紙文書」と「口頭」が同率と
なり、サービス業界は紙文書よりも「口頭」と答えた人が多くいました。
【図5】

【図5】引き継ぎに使ったツール
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_05.jpg

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文書化で陥るワナは「書いてあることがわからない」
業務文書がなく引き継ぐ時間もないサービス業の悲鳴は上司への不満に?
技術系の職場では、文書化が進み、かつ周囲の協力もある傾向
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引き継ぎの問題点を業種別に見たところ、「現在の業務との兼ね合いで引き
継ぎの余力がなかった」という回答は業界で大きく分かれており、サービスや
メーカーでは、現業務との兼任で引き継ぎが行われているという結果になりま
した。情報・通信業界では、文書が存在している反面、「書いてあることがわ
からない」という回答が他業界に比べて多く、文書化の問題点も浮き彫りに
なっています。引き継ぎの時間や余力や、文書もないサービス業は、上司への
不満も他業界と比べて多く出ています【図6】。

【図6】引き継ぎの問題点(業種別)
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_06.jpg

職種別では、営業系は「引き継ぎの時間」や「文書の説明がなかった」が高く
出ており、職種特性が反映されていることがわかります。
一方、技術系は、文書のわかりづらさはあるものの、全体像や過去の履歴も
踏まえた上で引き継ぎがされており、かつ「上司や周囲のフォローがない」も
職種別で最下位となっています。
職種柄、仕様書などのマニュアルのもと、上司やメンバー含めたチームで行う
業務が多いのかもしれません【図7】。

【図7】引き継ぎの問題点(職種別)
http://team-work.jp/teamwork/news/images/20130319_07.jpg

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引き継ぎ期間の長さが、引き継ぎ成功に繋がるわけではない
関係する両者の「適切な業務配分」と「わかりやすい文書化」が必須か
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「1週間以上の引き継ぎ期間」がある人でも、「成功したとは思っていない」
というコメントが多くありました【図8】。引き継ぎ期間の長短と、実際の引
き継ぎにおける満足度の間には、必ずしもイコール関係があるとはいえない
ようです。

【図8】引き継ぎについて思うこと(FA)
業界           職種      引き継ぎ期間 自由コメント
情報・通信・同関連ソフト 企画系職種   ~1か月   自分の業務の
                            引き渡しと、新
                            しい 業務の引
                            き継ぎで大変
                            だった

情報・通信・同関連ソフト 事務系職種   それ以上   いまだ引き継
                            ぎ中
 
メーカー         事務系職種   それ以上   前任の人の引き
                            継ごうという
                            意思が少ない。
                              
メーカー         技術系職種   ~1か月   その人にとって
                            は当たり前に
                            なっていること
                            が資料として残
                            されていな
                            かった
                                   
メーカー         事務系職種   ~1か月   急に引き継ぐ
                            ことになり自分
                            の業務も減ら
                            ない。正直、
                            オーバーワーク
                            になって迷惑。
                            人員が少ないの
                            で、協力して
                            少ないので、
                            協力してもらえ
                            なく、ストレス
                            だった。
                            
サービス         技術系職種   それ以上   日常業務との兼
                            ね合いで、時間
                            がとりづらい
                            
サービス         その他     ~1か月   時間軸通りに
                            1つ1つ覚えてい
                            くわけにはいか
                            ないので、全体
                            像がわかるよう
                            なメモ・
                            データ・文書が
                            あれば教える
                            のも楽だし、
                            教わりやすいと
                            思った。

金融           事務系職種   それ以上   仕事が人につい
                            たらいけない。
                            常に何かあっ
                            ても対応できる
                            よう日ごろから
                            自分しかしらな
                            いことがないよ
                            うにすべき。
                            引き継ぎ時以外
                            にも業務につい
                            て資料等をわか
                            りやすくまとめ
                            ておくべき。
                            
金融           事務系職種   それ以上   引き継ぎ事項を
                            実際にできる
                            ようになるまで
                            十分な時間が
                            欲しかった。
                            また人間関係
                            も円滑でないと
                            引き継ぎが
                            スムーズに進ま
                            ない。
   
実行委員会は今回の調査の結果を受けて、引き継ぎの成功には、引き継ぎを
する人と受ける人両者の「現在の業務と引き継ぐ業務との適切な業務配分」
と、「誰が読んでもわかる業務マニュアル」が必要であると受け止めました。
業務における適切な業務配分や引き継ぎ状況を適切に把握し、業務が滞りなく
行われるようチームを作り上げていくことはチームリーダーの重要な役割の
1つです。異動後の新しいチームワークを作り上げるために、スムーズな引
き継ぎが行われたか否かを、リーダーとメンバーの評価の1つに加えること
を提案します。

実行委員会では、今後もチームワークに関する調査を行い、発信してまいり
ます。

■ベストチーム・オブ・ザ・イヤー実行委員会 http://team-work.jp/ 

職場での「チームワーク」向上を目的に結成されました。毎年「いいチーム
(11/26)の日」に、その年に顕著な業績を残した優れたチームを表彰する
アワード「ベストチーム・オブ・ザ・イヤー」を開催しています。これまで
の最優秀賞には、小惑星探査機「はやぶさ」プロジェクトチーム(2010年度)
や、京速コンピューター「京」開発チーム(2011年度)、東武タワースカイ
ツリー株式会社東京スカイツリー運営チーム(2012年度)が受賞しています。
※「いいチームの日(11/26)」は、日本記念日協会認定の記念日です。
 
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■報道関係者からのお問い合わせ先

ベストチーム・オブ・ザ・イヤー実行委員会 事務局 椋田(むくた)
〒112-0004 東京都文京区後楽 1-4-14 後楽森ビル12階
TEL: 03-6316-1160 / FAX: 03-5805-9036 / MAIL: contact@team-work.jp
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