【ビジネスメール実態調査2012】仕事で受け取った不快なメール第1位は「文章が失礼」

アイ・コミュニケーション

投稿日:2012年8月1日

サービス分野: [ 教育・人材 ] [ その他(ビジネスメール) ]

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ビジネスメール実態調査の概要
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■調査目的 : 仕事におけるメールの利用状況と実態を把握すること
■実施時期 : 平成24年6月1日から平成24年6月30日
■調査手法 : パソコンサイト上のアンケートフォームによる選択回答式
■有効回答数 : 1,220
■調査対象 : 仕事でメールを利用しているすべての人

●詳細はこちらのページでご覧いただけます。
http://www.sc-p.jp/news/12/001014.html

※pdfも用意しております


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ビジネスメール実態調査2012(平成24年)の総評
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2011年から引き続き、仕事上の主なコミュニケーション手段は1位が「メールを送る」(97.95%)となり、仕事でのコミュニケーションはメールなしには成立しないことが分かります。

メールを確認する頻度は、「メールが届いたらその都度開く」(24.75%)が最も多く、1日に1回以上を合計すると98.85%です。

この結果から、毎日メールを確認するのが当たり前になったと考えられます。

メールの返信は、いつまでに欲しいか(急ぐ場合は除く)の問いに対する回答は、「24時間(1日)以内」(55.00%)が最も多く、実際に平均でいつまでにメールを返信しているかの問いに対する回答は、「24時間(1日)以内」(40.98%)が最も多く、頻繁にメールを確認して24時間以内に返信することが習慣化しているといえます。

一方で、メールの返信が遅れてしまうことがあると回答した人は70.74%で、「すぐに結論が出せないため」(69.99%)が最も多い理由です。

この結果から、重要な用件や複雑な用件をメールでやりとりしていることが分かります。

また、「返信が遅れても問題ない相手(メール)」(34.88%)のように、相手やメールの内容に応じて返信をする優先順位をつけていることが分かります。

メールを書くとき、不安に感じることがあると回答した人は58.52%で、半数以上の人が自分のメールに何らかの不安を感じていることが分かりました。

不安の内容は、「文章の書き方が分からない」(51.40%)、「敬語の使い方が分からない」(36.83%)、「何が正しいメールなのか分からない」(31.37%)、「挨拶の仕方が分からない」(29.41%)、「誰からもビジネスメールを学んだことがない」(23.53%)の5項目が上位を占めています。

この結果から、メールには明確なルールや基準がなく、教育も行われていないことが理由として考えることができます。

過去1年間で、メールで失敗したことがあると回答した人は49.67%で、半数近い人が実際に失敗を経験しています。

失敗した内容は、「添付ファイルの付け忘れ」(70.63%)、「誤字や脱字」(33.99%)、「宛先(メールアドレス)間違い」(22.61%)、「メールの返信が遅い」(21.29%)、「文章が曖昧」(18.32%)の5項目が上位を占めています。

この結果から、誰が見ても明らかなことを失敗として認識していることが分かります。

失敗をしても6割以上の人がほとんど指摘をされていません。

「宛先(メールアドレス)間違い」は情報漏洩にもつながるので注意が必要です。

メールは1対1の閉じられた空間で利用するため、失敗を指摘しにくく発覚もしにくいという傾向があるようです。

過去一年間で、受け取ったメールの中に失敗を見つけたことがあると回答した人は82.13%で、8割以上の人が相手の失敗に気付いています。

相手が失敗した内容は、「添付ファイルの付け忘れ」(68.66%)、「誤字や脱字」(46.41%)、「名前の間違い」(28.54%)、「文章が曖昧」(28.34%)、「宛先(メールアドレス)間違い」(28.04%)の5項目が上位を占めています。

この5項目は自覚している自分の失敗とほぼ一致しており、送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえます。

相手の失敗に気付いても67.86%の人が指摘をしていません。

お互いが認識している失敗のため指摘をするまでもないとの考えもあるでしょうし、指摘をすることで角を立てたくないという心理もあるようです。

メールを受け取って不快に感じたことがあると回答した人は49.18%で、半数近い人が何らかの不快を感じています。

不快の内容は、「文章が失礼」(47.17%)、「文章が曖昧」(33.67%)、「文章が冷たい」(20.83%)、「ビジネスマナーがなっていない」(18.33%)、「メールの返信が遅い」(17.50%)の5項目が上位を占めています。

受け取ったメールの中に見つけた失敗と比べると並び順が異なり、失敗は誰が見ても分かる機能的で具体的な内容でしたが、不快感を誘発するのは人によって感じ方の違う感情的で抽象的な内容です。

失敗が直ちに不快感につながるのではなく、文章やマナーに関わる項目が不快感を引き起こすことが分かります。

不快を感じたことを75.67%と8割近い人が指摘をしていません。

不快の内容や度合いは人によって異なるため指摘しにくいと考えられます。

相手が不快に感じるポイントを把握した上でメールを送るべきです。

会社でビジネスメールの研修があると回答した人は7.79%で1割にも満たず、メールは仕事上の主要なコミュニケーション手段であるにも関わらず、9割以上の人が会社では学んでいないことが分かります。

これでは、メールによるコミュニケーションの失敗やトラブルが起きても当然だといえる結果です。

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調査結果
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●詳細はこちらのページでご覧いただけます。
http://www.sc-p.jp/news/12/001014.html

※pdfも用意しております

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有限会社アイ・コミュニケーション 
[代表者]平野友朗
[設立]2004年12月10日
[業務内容]メール教育事業 
[所在地]〒101-0061東京都千代田区三崎町3-10-2みさきBLD 7階
[会社URL]http://www.sc-p.jp/
[ビジネスメールの教科書]http://business-mail.jp/

本件に関する問い合わせ先
広報担当:直井(なおい)
[TEL]03-3263-4900
[FAX]03-3263-4903
[E-mail]pr@sc-p.jp
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