組織に悩むなら、まずは超オープン経営にしてみよう

第2回

ハンコ2つルールで、社内向けの仕事を激減させる

中村 圭志 2018年2月15日
 

社内向けの仕事をどう減らすか

前回のコラムで


①「その仕事は社外への活動か?」とそれぞれの仕事に問いかけること 

②社内向けの仕事を高く評価しないこと


この2点を徹底することで管理職の人たちの働き方が変わると書きました。

//www.innovations-i.com/column/op-management/1.html


これで、意識が社内から社外に向かせることはできました。


それでも社内の仕事は残りますよね。

これも最低限にしましょう。


今回はその方法を書きたいと思います。


たった一つのプロセスを変えるだけで、社内向け仕事を激減

ISAOではたった一つ、社内プロセスを変えることで、社内向けの仕事を激減させました。

それは「ハンコ2つルール」です。


ISAOでは全てのワークフロー(稟議)がハンコ2つで回っています。


「ISAOはバリフラットなのでできるんでしょ?」なんて声が聞こえてきそうですが、実はこれはバリフラットにする前からやっています。


*バリフラットについてはこちら

https://blog.isao.co.jp/super_flatmodel/


ハンコ二つは誰が押すのか

一つ目は、起案者。当たり前ですね。

二つ目は、承認者。これも当たり前ですね。笑


要は、中間承認者がいない。ということです。


ちなみに僕の社会人人生で見た最もハンコの多い稟議書は24個でした。それもなんとA4の紙です!


ここまでくると、その紙に内容が入っているのか心配になってくるレベルですが、ここまでではなくとも、普通の会社では、担当者→チームリーダー→課長→次長→部長→取締役 とハンコが押してある稟議書はよくあります。


沢山のハンコを押すと、よりよいアイデアになるのか?

どうでしょう?


上述の例で考えて見ましょう。


担当者がチームリーダーに持っていくと「うーん、課長はこれでは納得してくれないね」とか言われて少し書き直したりします。


チームリーダーが納得してくれたら今度は課長です。

課長「なるほど。でも部長はこの件よく知らないから、もっと説明を入れた方がいいな」

とか言ってきます。


それを手直しして今度は部長に持っていくと

「取締役は、そんなクドクド書くと嫌がるから、もっとスッキリとシンプルに書いた方がいいね」

とか言います。


そうやってようやく承認者の取締役に持っていったら、取締役は海外出張で1週間待たされる、なんてことになったりします。


そこまでやって、ようやく承認された稟議書は、よく見たらほぼ最初に書いたものと同じじゃん!なんてことだって極端ではありますが、ありえます。


また、元々は挑戦的なアイデアだったとしても多くの人の承認を通すと、角が取れてしまうものです。

これでは挑戦的なことはできませんし、みんなで承認するので誰にも責任感が湧かない。


いいことは一つもありません。


ハンコ2つでどう変わるか

では、ハンコを二つにしたらどうなるでしょう?


上の例でいけば、担当者は承認者である取締役に直接稟議を持っていきます。


メリットを見てみましょう。


①承認プロセスが圧倒的に早くなる

②アイデアの角が取れず、担当者の思いと承認者の知見を直接ぶつけ合うことができる

③この件に関わる中間管理職の人たちの仕事はゼロになる


担当者は緊張しますし、取締役にとっては予定調和がなくなり、直接指導しなければならなくなります。

でもメリットの方が圧倒的に大きいことがお分かりになると思います。


承認プロセスを「ハンコ2つ」に変えるだけで、中間管理職のムダな仕事を圧倒的に減らす。


社内規定を変えることなく、明日からできる簡単な改革。超オススメです。


 
 

株式会社ISAO
代表取締役 中村 圭志


・1993年、千葉大学工学部卒業、同年4月に豊田通商株式会社入社
・2004年3月、Toyota Tsusho Europe S.A. ドイツ・デュッセルドルフ支店へ出向
・2006年4月、Toyota Tsusho ID Systems GmbH設立・代表就任
・2010年10月、株式会社ISAO代表取締役に就任


就任時に-6億円の赤字企業だったISAOをV字回復し復興させた立役者。
欧州駐在時に会社を設立し、経営者として働くことで「経営は、みんなを幸せにすることができる仕事である」ことに気づき、経営のプロとして生きていくことを決める。

2020年、株式会社ISAOを”世界のシゴトをたのしくするビジョナリーカンパニー”にするべく、Team ISAOの一員として経営をおこなう。

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